ישיבה לא אחראית

ישיבה או דיון רב משתתפים – אותו מוסד וותיק שהמציאה החברה שלנו על מנת להחליף דיעות ולקבל החלטות, עשויים לעיתים להיות סיוט לא קטן עבור המשתתפים בהם, במיוחד אם אלה  נמשכים מעבר לכל זמן סביר. כיצד והאם ניתן בכלל לעבור אירועים מהסוג הזה בשלום? יתירה מזאת, האם אפשר לשרוד את הישיבות הללו וגם להיראות חכם? התשובה שאנחנו מציעים לשאלות הללו הינה חיובית. הנה שורה של טיפים ועצות פרקטיות כיצד לעשות זאת, ובחוכמה.

Business Teamworking at Meeting Table

—————

הקדמה – ייסורי הישיבה. מכירים את הישיבות החשובות והארוכות האלה בעבודה? את אותם דיונים הנמשכים ללא סוף? אני מניח שכן, במיוחד אם אתם עובדים באחד מאותם ארגונים או חברות מסורתיות הנוהגות לקיים את המוסד הזה חדשות לבקרים. אם יותר לי לרגע ווידוי אישי_ גם אני הייתי בכאלה, אם כי בנסיבות קצת שונות. בעצם בחלק גדול מהישיבות בהן השתתפתי פיזית, לא ממש נכחתי. הפרעת הקשב המבורכת שלי, כמו גם חוסר השקט ויצר השיבוש הטבעי, לא ממש אפשרו לי להתרכז בהן לאורך זמן. במשך השנים הצלחתי לסגל לעצמי שורה של אסטרטגיות ואופני התנהגות שאפשרו לי לשרוד את אותן היוועדויות שלא נגמרות, ולא פעם, גם להיראות עירני ופרודוקטיבי במהלכן.

סיפור לא פשוט. לא מכבר נתקלתי במאמר של סופרת אמריקאית שנונה בשם שרה קופר שדן בדיוק בנקודה הזאת ומציע שורה של עצות וטיפים מועילים כיצד בעצם אפשר להעביר את הזמן בישיבה וגם להיראות טוב. הרשיתי לעצמי קצת לעדכן וגם לשדרג כמה מהן.

הדיאגרמה. הטיפ הראשון הינו שרטוט דיאגרמה. דמו עצמיכם בחדר הישיבות, קמים לרגע מהכסא ומשרטטים על הלוח, או על נייר שאתם מחזיקים, תרשים מהסוג המכונה: דיאגרמת ון. הדיגרמה הזאת היא תרשים שמבטא קשר בין קבוצות. למשל משהו כזה (למטה). זה לא ממש משנה מה הכותרות ומה הגודל של העיגולים, או של השטח האפור. מה שחשוב זה שזה יראה מרשים ואתם תיראו טוב. אנשים יתבוננו בתרשים ויתחילו לדבר על מה יודעים, או מה גודל השטח האפור, ואתם תזכו לכמה רגעים מבורכים של שקט וחלימה מבורכת בהקיץ.

fullsizerender

לחשב בקול רם. העצה השנייה נראית אולי פחות שנונה אבל עשויה לעבוד לא פחות טוב. נניח שאתם בישיבה אודות אתר האינטרנט שלכם, ואחד המשתתפים מפטיר משפט כמו: "25 אחוזים מכל המשתמשים מקישים על הכפתור הזה". אתם מיד מגיבים, כאילו דרך אגב, משהו כמו: "הממ..אחד מתוך ארבע", ומיד אחר כך משימים עצמכם כאילו אתם רושמים משהו לעצמיכם. אין כמעט ספק שכל הנוכחים ינידו ראשם בהסכמה כשהם מתרשמים מיכולות החישוב שלכם. וכך הלאה.

ללכת אחורנית. מתקדמים הלאה. הרגעים היותר קשים בישיבה הם אלה שבהם כל המשתפים מנסים להתבטא ולהגיד משהו חשוב.  בחלל האוויר נזרקים נתונים, רעיונות, דיעות.. בתוך כל ההמולה הזאת אתה מנצל שקט רגעי ומציין בקול בוטח וברור: "חבר'ה, חברה, האם אנחנו יכולים לעצור לרגע ולקחת צעד לאחור"? סביר להניח שתשתרר לרגע דממה. כולם יביטו בך שותקים, בחלקם נדהמים מהיכולת שלך לעשות שקט בכל המהומה הזאת. אתה ממשיך: "מה בדיוק הבעיה אותה אנחנו מנסים לפתור"? בום!! קנית לך עוד פרק זמן יקר שבו תוכל לעסוק בשלך, ולהיראות..חכם.

הפנקס. הטיפ הרביעי עשוי להיראות לכם ישן ומוכר אבל הוא תמיד עובד! כל מה שאתם צריכים זה פנקס קטן. סיכויים רבים שהמשתתפים גם יאהבו את המסר שיש בזה לפיו, יש בכם משהו רומנטים ולעיתים אתם נרתעים מטכנולוגיה. תעשו עצמכם כאילו אתם רושמים רשימות. אתם יכולים כמובן לרשום מה שבא לכם, בלי קשר למה שמדובר בחדר. באותו הזמן, חשוב שתניעו כל העת את ראשכם. והיה ומישהו ישאל אותכם אם אתם מסכמים את ישיבה? תשיבו מיד בשלילה, ו..שאתם רק רושמים כמה עניינים אישיים. באותה הזדמנות גם תציינו שכדאי באמת שמישהו שירשום את הדברים. בצורה כזאת, לא רק תרשימו בגילוי הלב הענייני שלכם, אלא גם תפטרו עצמכם באלגנטיות מבקשה פוטנציאלית לרשום פרטיכל, שעשויה ליפול מאוחר יותר על כל אחד מהמשתתפים.

fullsizerender-2

לזכות מן ההפקר. העצה החמישית אינה פשוטה מאחר והיא מחייבת אותכם, לפחות בתחילת הישיבה, להתרכז. כל מה שהנכם צריכים לעשות זה לאתר את איש המקצוע בקרב המשתתפים, נניח המהנדס שבחבורה. נסו לזכור את שמו כי הוא יהיה כנראה שקט במשך רוב הישיבה. כאשר הוא יפתח סופסוף את פיו, אלה יהיו מן הסתם דברים חשובים, אחרי שיסיים, היכנסו לתוך השיח ובטאו באיטיות ובבהירות את המילים הבאות: "תרשו לי רק לחזור על דברי ה.." וכאן צטטו באיטיות את דברי המהנדס. כך קניתם לכם, כמעט מן ההפקר, יוקרה של מישהו אחר. עם הזמן קיים בהחלט סיכוי שהמשפטים האינטליגנטים שנאמרו על המקצוען, ייוחסו לכם.

לשים בקנה מידה. העצה הבאה שלנו נוגעת בשימוש בשתי מילים מופלאות שמכניסות בדרך כלל את המאזינים לסוג של הקשבה ודריכות. במהלך הדיון אתם זורקים לחלל האויר את השאלה הבאה, ולא ולא משנה בנוגע למה: "האם זה יהיה בקנה מידה"? אף אחד לא ממש מבין למה? ומה זה אומר? זה תורם לדימוי שלכם כאנשים שיש להם מה לומר וכדאי להקשיב להם.

נדידה. הטריק השביעי נפלא בעיני . זכרו גם כי קצת תיאטרליות מעולם לא הזיקה לאף אחד. מכירים את המהלך הזה כאשר מישהו קם לפתע באמצע הישיבה ומתחיל להלך בחדר כשהוא נרה מהורהר? נכון שזה מחייב קצת העזה, אבל אם אתם מספיק נחושים לעשות את זה, תצאו נשכרים, ובגדול. דמו עצמכם מהלכים באיטיות, מגיעים לפינת החדר ונשענים קלות על הקיר, אולי תוך כדי אנחה קלה. זהו! עשיתם את שלכם. כל הסיכויים שהיושבים בחדר פשוט ימותו לדעת מה עובר לכם בראש.

Business Teamworking at Meeting Table

חולשת המצגת. הטריק השמיני הינו, איך לומר, ממזרי מעט. מצגות, צריך לזכור, הינן מאותם מצבים היותר בעייתים ויותר רגישים במהלך חייה של ישיבה טיפוסית. התמונות והמילים והמספרים שבשקף מחייבים מאמץ עליון וכמעט בלתי אפשרי של ריכוז, מצב שעשוי להפוך את ההשתתפות בישיבה לסיוט מתמשך.

הנה הפתרון בקטנה. במהלך המצגת אתם משמיעים משפט שהוא הסיוט של כל פרזנטור ממוצע: "סליחה, אבל אתה יכול לחזור שקף אחד לאחור"? זה כמובן לא משנה באיזה שלב של המצגת אתה אומר את זה. אתה מיד קונה לך דימוי מוערך של איש שאכפת לו ושעוקב בקפידה אחר הנאמר, וגם אולי רואה דברים שאחרים פספסו. ומה אחר כך? אם אין לך משהו חשוב לומר על השקף שחזר, פשוט מלמל משהו כמו: "הממ..אני לא בטוח מה המספרים הללו אומרים". אחר כך התמתח לך אחורנית בכסא. מרגע זה קנית לך אולי מעמד נצחי של האיש החכם בישיבה.

טלפון! סליחה. העצה האחרונה מצריכה גם היא נחישות לא קטנה. במהלך הישיבה המתמשכת אתם יוצאים מהחדר לצורך קיומה כביכול של שיחת טלפון חשובה. משתתפי הישיבה נמנעים בדרך כלל מלעשות זאת מאחר וזה צעד שעשוי לרמז שאינכם מייחסים מספיק חשיבות לדיון המתקיים. אלא שאם אתם קמים, כאילו בהיסוס, ויוצאים תוך הפטרת "סליחה" חטופה, אנשים עשויים להגיד לעצמם: וואו! משהו קורה. נכון שהישיבה הזאת חשובה אבל אם הוא בכל זאת יוצא לטלפון, כנראה שיש משהו עוד יותר חשוב, ומוטב שלא נפריע.

—————————

—————————————————

הספר החדש של שרה קופר  Sarah Cooper 

קרדיט לתמונת הישיבה – http://estherjacobs.info/en/blog

השאר תגובה